Så rustar Axima för Dataskyddsförordningen

Axima är i full gång med att anpassa verksamheten till Dataskyddsförordningen GDPR som blir tillämplig i maj 2018.
Dataskyddsförordningen ersätter Personuppsgiftslagen, PUL, i vårt land och kompletteras även med nationella regler.
De nya bestämmelserna, som antogs av EU i april 2016, har ett starkt fokus på ett ökat integritetsskydd. Det måste uppges tydligt vad som är syftet med användandet av personuppgifterna.

För dig som enskild person innebär den strängare regleringen att du får bättre kontroll över dina personuppgifter. Förändringen känns positiv även för oss som företag. Vi vill att nyheter och övrig relevant information gällande Axima verkligen ska nå fram till dig.

Hur vi behandlar dina personuppgifter

Behandling av personuppgifter för kunder och prospektkunder.

Axima behandlar dina personuppgifter för att kunna hantera vår kund-leverantörrelation. Vi registrerar därför kunduppgifter, inköp, service etc. för de produkter och tjänster du beställer, handlar och säljer. Vi hanterar dina förfrågningar. På vår webbsida har vi cookies för att anpassa sidvisningar på våra hemsidor i syfte att öka relevansen för dig. Personuppgifterna används också för att kunna kontakta dig samt för att kommunicera information och erbjudanden.

Axima delar inte dina personuppgifter med andra än de leverantörer du köpt produkter från samt leverantörer av våra IT system.
Vi säkrar dina personuppgifter och rättigheter genom biträdesavtal med dessa leverantörer.

Integritetspolicy

Axima respekterar din integritet. Denna sekretesspolicy beskriver dina rättigheter till integritet och vårt åtagande att skydda dina personuppgifter.

Axima är beläget inom EU/EES-området och omfattas därför av europeiska regler och direktiv om dataskydd och privatliv. Våra sekretesspolicyer och riktlinjer respekterar och överensstämmer med GDPR.

Omfattning

Denna sekretesspolicy gäller alla affärsprocesser i Axima, webbplatser och tredjeparts sociala nätverk (t.ex. Facebook och Instagram).
Personuppgifter är information som kan identifiera dig som en person, till exempel en e-postadress, gatuadress eller telefonnummer. Behandling av dina personuppgifter är nödvändigt för att vi ska kunna tjäna dig och våra kunder. Genom att vara kund hos oss accepterar du de metoder och villkor som beskrivs i denna sekretesspolicy.

Databehandling

Information om arbetssökande, kontaktpersoner hos våra kunder, samt personer som representerar potentiellt nya kunder.

Hur vi arbetar med dina personuppgifter

För att hantera våra kundrelationer i allmänhet och för att uppfylla våra kunders åtaganden kräver Aximainformation om dig i din roll som kundkontaktperson eller användare av en tjänst. Våra syften med detta är:

  1. Ge erbjudanden på program och tjänster som kunder eller potentiella kunder har begärt
  2. Informera om och presentera program- och serviceerbjudanden som är nära relaterade till de tjänster och program som kunden redan använder
  3. Utför leveranser i enlighet med ett kundavtal
  4. Erbjuda stöd till användare av våra program och tjänster
  5. Förbättra kvaliteten på våra program, tjänster
  6. Upptäck och förebygga säkerhetshot och utföra underhåll och felsökning
  7. Förhindra missbruk av tjänster
  8. Kommunicera information som är relevant för våra leveranser i synnerhet och våra kundrelationer i allmänhet
  9. Beställa order, fakturering, betalningar och annan finansiell uppföljning av Kunder och Leverantörer

Bearbetning enligt ovan angivna syften (1 till 9) är nödvändig för att vi ska kunna hantera våra kundrelationer. Därför behöver Axima inte be om ditt samtycke att behandla dina personuppgifter.

Om du är en arbetssökande samlar vi information för att:

a) Analysera dina färdigheter och bakgrund.

b) Utvärdera din potential som Axima-anställd

Grunden för Axima behandling av personuppgifter för ovanstående ändamål (a till b) baseras på ditt frivilliga samtycke.

För att skydda din säkerhet och vår, kommer vi också att lagra information om dig när du besöker våra lokaler. Du kommer att bli informerad om dina rättigheter i detta sammanhang när du registrerar dig i vårt besöksystem.

Hur samlar vi in ​​dina personliga uppgifter

I allmänhet samlar Axima data direkt från dig eller andra personer som är kopplade till kundföretaget där du är anställd. Dessa personer kan vara en chef eller kollega. Om kunden handlat via partnerföretag/leverantörer till Axima så kan vi samla in information om dig från partnersällskapet/leverantören.

Vi kommer också med ditt samtycke att använda cookies och annan spårningsteknik när du använder Axima-webbplatser för att optimera din erfarenhet av dessa.

I vissa fall kan vi också samla in information om dig från andra legitima källor om du har gett ditt samtycke att parten som samlar in personuppgifter kan dela det med andra. Dessa källor kan vara tredjepartsdataaggregatörer, Axima marknadsförare, offentliga källor, inköpta kundregister eller tredje parts sociala nätverk.

Hur vi behandlar dina uppgifter

Den typ av data som Axima behandlar om dig kan vara:

  • Din egen och kundens kontaktuppgifter, t.ex. namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
  • Information om födelsedatum, ålder och kön
  • Anställningsinformation om dig hos kundföretaget, t.ex. jobbtitel, ställning inklusive preferenser och intressen i professionellt sammanhang
  • Feedback, kommentarer eller frågor om Axima som leverantör, eller om våra program och tjänster
  • Foton eller video av dig inspelad hos oss i våra lokaler eller vid event
  • Innehåll som du har laddat upp, till exempel bilder och video
  • Finansiell information som kreditkortsinformation
  • Övriga personuppgifter i din profil på tredje parts sociala nätverk (Facebook etc.)
  • Om du gör ett inlägg, en kommentar eller liknande på något offentligt forum eller Aximas webbsida kan sådan information läsas och användas av alla som har tillgång till webbplatsen och används för ändamål som varken Axima eller du har kontroll över. Axima är inte ansvarig för information du lämnar in på sådana forum eller Axima-webbplatser. Axima kommer inte att använda någon kommentar eller liknande som gjorts av dig utan ditt föregående samtycke.
  • Som dataansvarig hanterar Axima inte känsliga personuppgifter om dig.

Hur vi delar din personliga data

Axima delar inte dina personuppgifter med tredje part som avser att använda uppgifterna för marknadsföringsändamål om du inte har givit ditt samtycke till detta.

Axima kan dela dina personuppgifter med tredje part för andra ändamål men endast i följande sammanhang:

Affärspartners

Axima kan dela din personliga information med våra partners om det här är legitimt ur ett affärsperspektiv. Till exempel om du köper en vara eller en tjänst på uppdrag av din arbetsgivare som vi tillhandahåller via en av våra certifierade partner.

Offentliga myndigheter

Polisen och andra myndigheter kan kräva överlämnande av personuppgifter från Axima. I dessa fall lämnar Axima endast data om det finns en domstolsorder att göra det.

Dina rättigheter

Du har rätt att välja bort marknadsföringskommunikation från Axima och kan göra det genom att:

(a) följa anvisningarna för borttagning i relevant marknadsföringskommunikation,

(b) Kontakta oss via e-post på info@axima.se

Observera att även om du inte väljer att ta emot marknadsföringskommunikation, kan du fortfarande få administrativ kommunikation från Axima, till exempel orderbekräftelser och meddelanden.

Tillgång och ändring av information.

Du har rätt att begära en kopia av dina personuppgifter. Du kan skicka oss en begäran om detta skriftligen till info@axima.se.
Du har också rätt att begära att Axima korrigerar eventuella felaktigheter i dina personuppgifter.

Data säkerhet och retension

Hur vi håller din personliga data säkerhet

Axima respekterar din integritet. Axima har åtagit sig att förhindra obehörig åtkomst, avslöjande eller annan avvikande behandling av dina data. Vidare arbetar Axima  merd att säkerställa korrekt användning av informationen, för att upprätthålla dataintegriteten och för att säkerställa tillgängligheten av data.  Som en del av vårt åtagande använder vi rimliga och lämpliga fysiska, tekniska och administrativa processer och åtgärder för att skydda den information vi samlar in och behandlar.

Hur lång tid lagrar vi dina personliga data

Axima behåller bara dina personuppgifter så länge som nödvändigt för det angivna syftet, samtidigt som vi tar hänsyn till vårt behov av att svara på frågor eller lösa problem och att uppfylla lagkrav enligt gällande lagar.

Det innebär att vi kan behålla dina personuppgifter i rimlig tid efter din senaste interaktion med oss. När de personuppgifter vi samlat in inte längre krävs på så sätt förstör eller raderar vi det på ett säkert sätt. Vi kan behandla data för statistiska ändamål, men i sådana fall kommer data att anonymiseras.

Underleverantörer och export av personliga data

I vissa fall använder Axima underleverantörer att behandla personuppgifter. Vid användning av underleverantörer kommer Axima alltid att ingå ett databehandlingsavtal (DPA) för att skydda dina personuppgifter och/eller för att uppfylla våra skyldigheter gentemot våra kunder.

Ändringar till denna förklaring

Om vi ​​ändrar vår sekretesspolicy lägger vi in ​​det här, med ett uppdaterat revisionsdatum. Vi uppmuntrar dig att regelbundet granska integritetspolicyn. Om vi ​​gör väsentliga ändringar som väsentligt förändrar vår integritetspraxis kan vi också meddela dig på annat sätt, till exempel att skicka ett mail eller skicka ett meddelande på vårt företags hemsida och/eller sociala medier sidor innan ändringarna träder i kraft.

Den senaste uppdateringen av denna sekretesspolicy var den 30 Mars 2018.

Hur du kontaktar oss

Vi värdesätter din åsikt. Om du har några kommentarer eller frågor om vår sekretesspolicy integritetspolicy eller dataanvändning som vi inte har adresserat tillfredsställande eller om vid eventuellt brott mot din integritet, skicka dem till info@axima.se. Du kan också skicka det skriftligen till Axima Data Protection Manager, Box 35, 467 21 Grästorp.

Vi kommer att hantera dina förfrågningar eller klagomål konfidentiellt.